メール設定サポートでよくある質問と答え

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webの森ではたくさんのクライアント様のサーバー保守もしていますので、「メールが読めなくなったんですが」「受け取れないメールがあります」「このメール何ですか?ウィルス?」みたいな質問が時折届きます。

メール保守のサポートは、簡単なようで、かなりの経験が必要で、実かなりのベテランでないとサポートできない場合がとても多いです。
そんな中よくある事例を備忘録しておきます。

Q:昨日あたりから全然メールがきません

これは最初に、メールサーバーのパンクを疑います。
メールサーバーの容量上限まで、メールがサーバーの中にたまってしまった場合、パンクしてそれ以上のメールが受け取れなくなります。

一般的に、メールってサーバーがあるの?っていうこと自体が知られていないようですが、ドメインのメール使っている人は、例えば、webの森でいうとwebnomori.net これが、自分が所持してるドメインですよね。
ドメインのメールが作れます。 info@webnomori.net みたいなメールのことです。

このメールがあるということは、このドメインが持っているサーバーに「webサーバー」と「メールサーバー」があり、前者がホームページが公開されている場所、メールサーバーは、info@webnomori.net宛に来たメールがいったんそこに貯められていて、なんらかのメーラーでそれを取得しにいくと、読めることになります。

このメールサーバーには上限容量が決められているので、画像添付のようなメールが多い場合、けっこうすぐに満杯になってあふれる→サーバーパンクした後からはメールが受け取れなくなる という状態になります。

こういう場合は、サーバーのコントロールパネルに入って、いったんそのメールを削除し、新しくinfo@webnomori.netというメールを作ります。パスワードを覚えていれば良いのですが、パスワードが分からない場合、パスワードを再設定しないといけないので、そうすると設定していたメーラーへの設定も最初からやり直ししないといけないのでやっかいです。

メールサーバーのパンクを防ぐ方法

防ぐ方法としては、メーラーに設定するときに「サーバーから削除する」というチェックボックスがありますがそれをオンにしておくのですが、すぐに削除してしまうと、もう1つのパソコンからメールを読もうとしたときに、すでにサーバーから削除されていて読めない・・となってしまうので「14日後に削除する」とか「30日後に削除する」にしておくと良いと思います。

Q:特定のメールが来ないんですが・・・

これは、メーラーによって違うので、gmailを例にとって解説すると、

1)スパムボックスを見ると入ってることがある。

→みつけたら、「迷惑メールではない」をクリックすると、受信フォルダに移動されます。

2)自動的にタブで振り分けられていることがある

→メイン┃ソーシャル┃プロモーション┃新着┃フォーラム
みたいなタブに入ってることがあるので、それを全部チェックするか、
右側のメニューから「すべてのメール」を見ると入っていることがあります。

3)gmailがウィルスメールだと検知して自動的に削除される場合もあります。

Q:ネットショップを運営しています。Gmailのお客様だけにメールが届きません

最近、Gmailはどんどんセキュリティを高めていて、突発的に仕様変更が起こるのでGmailみまつわるご相談が多いです。
前出の質問の3番とも関連しますが、最近あった相談事例を紹介します。

その方は、▲▲▲.comというドメインでネットショップを運営していました。
「うちで買い物をしてもらって、購入が完了すると自動返信メールがいくのですが、その自動返信メールがGmailの方には届きません」
というご質問でした。

よくよく調査していったところ、注文完了メールが、info@●●●.co.jp からの発信になっていることがわかりました。
これは●●●.co.jpが運営元の親会社。その親会社が別部門として運営しているのが、ネットショップ▲▲▲.comだったのです。
レンタルカートとの契約もすべて、●●●.co.jpだったので、基本の契約メールがinfo@●●●.co.jpだった

お客様に届く自動応答メールもinfo@●●●.co.jpからの発信だった

ネットショップ▲▲▲.comでのお買い物をしたのに、その自動応答メールが、違うドメインinfo@●●●.co.jpから送信されていたので、Gmailがこれは怪しいメール、送信元を偽っているメール(?)と判断されたのだと思います。

解決策としては、新しくinfo@▲▲▲.comとかorder@▲▲▲.comとかのメールをちゃんと作り、そのメールを基本のメールに設定しなおし、ドメインとメールの発信元ネットショップとが同じになるようにします。

メールの不具合の原因を突き止めるには

メールの不具合の原因を突き止めるのはけっこう大変で、いろんなパターンでテストをしていって、原因を切り分けるのが一番です。
テストをしないといけないので、たとえば会社のメール info@◆◆◆.co.jp がおかしい場合、以下のようなかんじで、原因を切り分けていきます。

①相手に届かないのはinfo@◆◆◆.co.jpだけなのか?それとも AAA@◆◆◆.co.jp BBB@◆◆◆.co.jp も、ドメイン全部が全滅なのか?

→この場合、ドメイン全部がおかしい場合は、ドメインの不具合、ドメインの更新がちゃんとできているか?費用の払い忘れでドメインが停止してないか?などを疑います

info@◆◆◆.co.jp はどこに送信するとエラーになるのか? 

→特定のメール ■■■@gmail.com に送るとエラーになるが、他のメールからも ■■■@gmail.com に送るとエラーなら、■■■@gmail.com のほうがおかしい可能性があります。
info@◆◆◆.co.jp から送ったメールがどこへ送っても届かないはら、info@◆◆◆.co.jpの方に原因があります。

info@◆◆◆.co.jp は転送できるか?

→メールサーバーで転送設定をかけてみます。転送はちゃんとされる場合は、メールサーバーのせいではないので、いよいよ大変深刻な事態かもしれません。
たとえば、このメールがどこかで汚染されてしまい、スパム要注意リスト(ブラックリスト)に掲載されてしまい、各方面からブロックされてしまったとか、そういった大変な事態になり、解決にはけっこう大変な道のりが必要です。
最終的にこのメールを捨てて、違うメールにして、関係各位にメールアドレスを変更したという連絡をするのが良いでしょう。

info@◆◆◆.co.jp が受け取れない場合

→受け取れない場合はいくつか方法があります。
対策1:メールをいったんサーバーから削除して、再設定し、メーラーにも再設定してみる(これだけで修復される場合が多いです)
対策2:特定のメーラーだけでだめなのか?別のメーラーに設定したら受け取れる場合は、そのメーラーの設定だけが悪いので、メーラーの設定を見直すか、もう古いメーラーはやめて新メーラーで読み書きするようにする
対策3:このブログの一番最初の事例に書きましたが、メールサーバーのパンク、これが原因のことが一番多いです。

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